Alles over reizen

Autokosten en overige kosten van reis en verblijf

"Een leuke cursusdag waar ik veel aan heb."
"Een nieuwe opzet, met groepjes werken, dit was zeer verhelderend."

Deze studiedag is door deelnemers gemiddeld beoordeeld met een 8,7

Bij zakelijke reizen gaat het niet alleen om het reizen zelf, maar ook om kosten die tijdens die reizen worden gemaakt. Tijdens deze praktische studiedag bespreken we met u de fiscale en arbeidsrechtelijke aspecten van zakelijk reizen, reiskostenvergoedingen, auto van de zaak en alles wat verder nog met reizen ten behoeve van het werk te maken heeft.

Werkkostenregeling

Op 1 januari 2015 is er met de verplichte overstap op de werkkostenregeling veel veranderd in de fiscale afhandeling van kostenvergoedingen. Een deel daarvan is onbelast, over de rest betaalt de werkgever een eindheffing van 80%. Hoe groot dat belaste deel is hangt van verschillende factoren af. Met een belastingtarief van 80% loont het snel de moeite om u volledig te informeren over alles wat met zakelijk reizen te maken heeft.

Voor wie is de studiedag over reiskostenvergoedingen interessant?

Omdat reizen voor de zaak zowel fiscale als financiële en arbeidsrechtelijke aspecten heeft, is de studiedag “Alles over (zakelijk) reizen” aan te bevelen voor salaris-, HR- en financiële professionals die te maken hebben met de verwerking van zakelijke kostenvergoedingen.

Welke aspecten van zakelijke reiskosten komen aan de orde?

Deze studiedag is opgezet rond een algemene casus waarin alle mogelijkheden van reizen en alle elementen van reiskosten en van vergoedingen en verstrekkingen met betrekking tot reizen aan de orde komen. We bespreken onder meer het volgende:

Kilometervergoeding

• Al jaren wordt een vergoeding van 19 cent per kilometer fiscaal acceptabel gevonden. In principe maakt het daarbij niet uit of het reizen met auto, fiets, openbaar vervoer of te voet gaat. Met de invoering van de werkkostenregeling is dat bedrag van 19 cent per kilometer gebleven, nu in de vorm van een gerichte vrijstelling. Ook de uitzonderingen zijn gebleven, evenals de eisen aan de bewijzen die gelden voor de toepassing daarvan.

Woon-werkverkeer

• Ook hier zijn die 19 cent het uitgangspunt. Voor iedere dag dezelfde declaratie moeten verwerken is echter tijdrovend en onnodig, dus zijn er regels voor vaste vergoedingen bedacht. Met vanzelfsprekend daarbij weer de nodige mitsen en maren. En met dat hardnekkige, maar historisch goed verklaarbare misverstand dat de afstand langs de meest gebruikelijke weg van belang is.

Door werkgever verzorgd vervoer

• Wanneer is er nou eigenlijk sprake van vervoer vanwege de werkgever? Als hij een ov-jaarkaart ter beschikking stelt? Of als hij een personeelsbus laat rijden? Of in hele andere situaties? De consequentie bij vervoer vanwege de werkgever is dat een eventuele vergoeding tot het eindheffingsloon moet worden gerekend. Van belang is dus dat goed gekeken wordt of er wel sprake is van vervoer vanwege de werkgever.

Bijtelling lease-auto en ander loon in natura

• Of het nu gaat om een lease-auto, een motor of een fiets "van de zaak", als de werknemer er ook privé gebruik van mag maken is er sprake van loon in natura. Of, en in hoeverre dit tot het individueel moet worden gerekend, hangt weer af van allerlei factoren.

Maaltijden, overnachtingen en overige bijkomende kosten

• Bij zakelijke reiskosten gaat het niet alleen om het vervoer zelf, maar kan het ook gaan om bijkomende kosten van bijvoorbeeld maaltijden en overnachtingen. Daar komen dan weer nieuwe vragen om de hoek kijken, zoals wanneer er nou precies sprake is van "tijdelijk verblijf". De zogeheten 20-dagenregeling speelt bij de beantwoording daarvan onder meer een rol.

En verder...

• ... bekijken we allerlei overige regelingen, bijvoorbeeld voor reizen per boot of vliegtuig. 19 cent per kilometer zou interessant zijn voor een reisje naar Singapore, maar die vlieger gaat helaas niet op.

Vooropleiding

Voor deze training is enige basiskennis van de salarisverwerking vereist.