Alles over geld lenen aan uw personeel

Nu alles flink duurder is geworden, komen er mogelijk ook binnen uw organisatie werknemers financieel in de knel. Dat werkt in de regel negatief door in hun arbeidsprestaties. Zijn er signalen die in deze richting wijzen dan kan een personeelslening helpen.

Personeelslening algemeen

Personeelsleningen worden in de regel renteloos verstrekt of tegen een rente lager dan de marktrente. Het verschil tussen de marktrente en de rente die de werknemer betaalt is het rentevoordeel. Dit rentevoordeel moet u tot het loon van de werknemer rekenen. Als het niet gaat om een lening in verband met de eigen woning kunt u dat rentevoordeel ook aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van uw vrije ruimte. Als het gaat om een lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter mag u het rentevoordeel overigens op nihil waarderen. Om het rentevoordeel te bepalen gaat u uit van de marktrente voor een vergelijkbare lening. Er zit nogal een verschil tussen de rente van bijvoorbeeld een hypothecaire lening met een rentevaste termijn van 10 jaar en een consumptief krediet met een looptijd van 3 jaar. Bewaar een schermprint van uw zoekactie voor eventuele vragen van een controlerende partij. Betaalt de werknemer rente, dan trekt u dat af van de rente die marktconform verschuldigd zou zijn. Het restant is het rentevoordeel dat u bij de werknemer belast of aanwijst als heffingsloon. Als het rentevoordeel tot het loon wordt gerekend dan betaalt de werknemer daarover alleen loonheffing. Slechts in een enkel geval werkt aanmerken als loon nadelig door in inkomensafhankelijke regelingen zoals huur- of zorgtoeslag. In de regel is de werkgever daar premies WNV en ZVW-heffing over verschuldigd. Is er nog voldoende vrije ruimte beschikbaar, dan ligt het voor de hand het rentevoordeel hierin onder te brengen.

Leenovereenkomst

Naast de verwerking van het rentevoordeel is natuurlijk ook van belang, dat de werknemer periodiek de overeengekomen rente en aflossing betaalt. Voor beide partijen is het van belang een leenovereenkomst op te stellen, met daarin eventueel het doel waaraan de lening wordt besteed, maar zeker ook de overeengekomen rente, de looptijd en de bedragen die periodiek op het nettoloon worden ingehouden, of (maar dat ligt niet echt voor de hand) als eindheffingsloon worden aangewezen. Inhouden op het nettoloon is controle-technisch gezien de beste optie omdat dan uit de loonadministratie eenvoudig de rente en aflossing valt te herleiden, zeker als dit in aparte looncomponenten is ondergebracht. Wijst u brutoloon aan als eindheffingsloon, voorkom dan onduidelijkheden en leg vast waarvoor het is bestemd.

 

WAS

Financiële problemen komen het snelst voor bij werknemers aan de onderkant van uw loongebouw. Het kan geen kwaad om binnen deze groep te letten op werknemers die zich anders gedragen dan normaal, bijvoorbeeld stiller zijn geworden of juist met uitbundig gedrag hun problemen maskeren. Behalve in deze groep komen financiële problemen evengoed voor bij andere werknemers, maar die hebben dan vaak een andere oorzaak. Niemand hangt graag de vuile WAS buiten, dus bedenk goed hoe u dit in een gesprek met betrokkene aftast. Misschien is wat overwerken voor meer inkomen al genoeg, maar als er voldoende financiële middelen in de onderneming zijn, overweeg dan het aanbieden van een renteloze of laagrentende personeelslening om schulden af te lossen. WAS heeft hier nog een tweede betekenis, namelijk de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS). Het loon dat u de werknemer netto betaalt mag niet lager zijn dan de netto equivalent van het WML. In een enkel geval kan de rente en aflossing daardoor alleen met vakantiegeld of een dertiende maand worden verrekend.

(Elektrische) fiets of elektrische scooter

De overheid wil graag zo min mogelijk CO2–uitstoot en ziet tegelijkertijd de gezondheidsvoordelen van fietsen naar het werk. Beide worden gestimuleerd door de fiscaal vriendelijke regeling voor de fiets van de zaak (de leasefiets) en door de nihilwaardering van het rentevoordeel van een renteloze lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of elektrische scooter. Bijkomend voordeel is dat een goed fietsenplan of een uitgebreide cafetariaregeling een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde is om u als aantrekkelijke werkgever te profileren in de huidige krappe arbeidsmarkt. De nihilwaardering van het rentevoordeel in verband met de aanschaf van een fiets is geregeld in art. 13, lid 5 van Wlb 1964. In het kader van dit artikel ga ik alleen in op de personeelslening voor de aanschaf van de (elektrische) fiets of elektrische scooter (hierna: rijwiel) voor de werknemer.

Opties

De werknemer verzoekt om een lening voor een X-bedrag voor het rijwiel dat hij/ zij op het oog heeft of meldt zich met een nog te betalen factuur. Samen stelt u een leenovereenkomst op waarin het bedrag van lening en de aflossing worden vastgelegd. Voor de aanschaf van een rijwiel kan de lening renteloos worden verstrekt waardoor de lening alleen afgelost hoeft te worden. De werkgever betaalt de factuur of maakt het geleende bedrag over aan de werknemer én voegt een kopie van de factuur en de ondertekende leenovereenkomst toe aan het dossier van de werknemer. De lening kan worden afgelost door de inhouding van:

• de netto reiskostenvergoeding;
• een (periodiek) deel van het nettoloon;
• het netto vakantiegeld;
• de netto dertiende maand.

Als er nog voldoende vrije ruimte beschikbaar is of als de werkgever bereid is de 80 % eindheffing voor zijn rekening te nemen, dan kan ook een deel van willekeurig welke loonbetaling bruto-netto als aflossing worden gebruikt. Wilt u geen onderscheid maken tussen werknemers en is een evenwichtig gebruik van de vrije ruimte wenselijk, dan is er een andere optie: Laat jaarlijks alle (of een deel van de) werknemers een x-bedrag via de cafetariaregeling besteden aan een van de doelen met een bruto-netto uitruil tot het door u aangegeven bedrag. Stel dat u elk jaar 25% van de werknemers bruto-netto tot € 500,- laat uitruilen voor een van de doelen of een willekeurige besteding en de werknemer koopt een rijwiel van € 1.500,-. Met een bruto-netto uitruil van € 500,- van bijv. het vakantiegeld resteert er nog ‘een personeelslening’ van € 1.000,-. In het geval van een rijwiel hoeft deze ‘personeelslening’ alleen nog te worden afgelost door inhoudingen van netto loon(bestanddelen). Let er op dat:

1. Aan de werknemer ondanks de inhouding de netto equivalent van het WML wordt uitbetaald;
2. Het afzonderen van een deel van het brutoloon t.l.v. uw vrije ruimte of als eindheffingsloon het loon voor de WNV verlaagd wat kan resulteren in een lagere uitkering WNV. De werknemer moet én kan dit risico bewust aanvaarden als dit met hem is vastgelegd in een leenovereenkomst;
3. De werkgever minder premies WNV is verschuldigd door de verlaging van het loon WNV;
4. Het rentevoordeel van de personeelslening altijd moet worden vermeld in de loonaangifte, ook als dat nihil is. Bewaar daarom een kopie van de aankoopnota in het personeelsdossier.

 

Overige situaties

Het rentevoordeel van de personeelslening moet bij de werknemer worden belast of aangewezen worden als eindheffingsloon. Alleen het rentevoordeel (incl. kosten) van de eigen-woning-personeelslening is altijd loon van de werknemer en mag niet aangewezen worden als eindheffingsloon. Deze rente en kosten zijn immers aftrekbaar in de inkomstenbelasting.

Als de rente en aflossing conform de leenovereenkomst zijn, dan moet het rentevoordeel worden aangegeven in de loonaangifte van dat tijdvak. Inzake het rentevoordeel van de eigen woning is een administratieve vereenvoudiging goedgekeurd die inhoudt dat dit in elke loonaangifte voor een zorgvuldig geschat bedrag mag worden aangegeven. In het laatste aangiftetijdvak verrekent u alles en geeft u het resterende rentevoordeel aan. Deze administratieve toestemming is vastgelegd in artikel 9.8 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.

Afloopcontrole

Controleer tegen de tijd dat de vastgestelde einddatum wordt bereikt of alle termijnen zijn voldaan. Als alles via de loonadministratie verliep is dit het makkelijkst te controleren. Normaal gesproken zal dit het geval zijn maar niet altijd. In sommige gevallen volstaat dan een verlenging van de termijnen. Als er aan het einde van een dienstbetrekking nog een bedrag af te lossen is (evt. incl. rente) dan kan dat (deels) worden verrekend in de eindafrekening. Voor een eventueel restant ontstaat er een vordering op de inmiddels ex-werknemer (debiteur). Dat is ook het geval als een werknemer met de noorderzon lijkt te zijn vertrokken. In dergelijke situaties wordt van de werkgever verwacht dat hij dezelfde invorderingsacties onderneemt als bij een willekeurige debiteur. Afhankelijk van het bedrag kunnen die inspanningen variëren van enkele telefoontjes en aanmaningen tot het inschakelen van een incassobureau. Als de invorderingsacties uiteindelijk zonder resultaat blijven dan mag het openstaande saldo worden aangemerkt als een oninbare vordering en is er van loon geen sprake. Zorg er in dergelijke situaties voor dat u de acties die u onderneemt gedetailleerd vastlegt, van het eerste telefoontje tot aan de eindconclusie van het incassobureau.

Advies

Laat een personeelslening via het salaris verlopen als netto betaling en netto inhoudingen. Voor alle partijen is dan gemakkelijk na te gaan in hoeverre de lening is afgelost. Op langere termijn is het belangrijk om herhaling van het probleem te voorkomen. Naast schuldhulpverleners zijn er ook diverse instanties die de werknemer kunnen helpen om het uitgavenpatroon meer in evenwicht te brengen met zijn inkomsten. Denk aan het Nibud of organisaties die verbonden zijn aan een Gemeentelijke Kredietbank.