Een werknemer van ons is met potentiële klanten gaan eten en heeft de bon voorgeschoten. Een week later declareerde hij die bon conform afspraak. Natuurlijk hebben we de kosten aan hem terugbetaald. Maar nu staan we voor de administratieve verwerking. Wij denken dat het voor de gasten gaat om intermediaire kosten. De werknemer heeft de rekening voor de werkgever voorgeschoten en heeft dat inmiddels teruggekregen. Dat is dus per definitie geen loon. Voor de werknemer is het etentje in beginsel wel loon, maar kan het gericht vrijgesteld zijn. Maar hij weet niet meer precies wat hij gegeten en gedronken heeft. Hij had zijn aandacht bij de potentiële klanten. Zijn deel willen we als 'gericht vrij' labelen in de administratie.
De hele bon kunnen we in de financiële administratie verwerken als representatiekosten. Daarmee is het deel van de bon dat betrekking heeft op de klanten volledig verwerkt. Maar hoe bepalen we het deel van onze werknemer?
Je analyse van de bon is in elk geval correct. Toch hoef je deze niet te splitsen. Omdat aanwijzen van eindheffingsloon administratief zelfs heel eenvoudig kan, licht ik dat eerst toe.
Aanwijzen
Medio 2014 verscheen er een officiële publicatie waarin werd aangegeven dat voor het aanwijzen van eindheffingsloon de vrije bewijsleer geldt; de werkgever moet aannemelijk kunnen maken dat hij een loonbestanddeel heeft aangewezen. Dat mag eenvoudigweg zelfs door bijvoorbeeld in het personeelshandboek, bij de grootboekadministratie of bij de salarisadministratie op te nemen:
- Alles wat gericht is vrijgesteld wijzen wij aan als eindheffingsloon
- Cadeautjes aan werknemers, kerstpakketten, externe feesten etc. merken wij aan als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte
Controleer jaarlijks of aan onderdeel 2 nog iets toegevoegd moet worden of iets moet worden verwijderd. Dan blijft je vastlegging actueel.
Ondanks de vrije bewijsleer moet je in je administratie wel per kalenderjaar bijhouden:
- alle loonbestanddelen die je op collectief niveau aanwijst als eindheffingsloon, en
- de gerichte vrijstellingen die je per werknemer hebt aangewezen als eindheffingsloon
Splitsen bon
Het antwoord op je vraag over het splitsen van de bon van het etentje vonden we in de Memorie van Toelichting (MvT) die hoort bij de Werkkostenregeling toen deze in 2011 werd ingevoerd. De wetgever voerde met de werkkostenregeling destijds het begrip ‘intermediaire kosten’ in. In de MvT is met nagenoeg hetzelfde voorbeeld aangegeven dat er in jouw situatie inderdaad sprake is van intermediaire kosten.
Omdat er bij een gerichte vrijstelling geen heffing plaats hoeft te vinden bij de werknemer of de werkgever vond men het niet nodig zo’n bon voor de loonheffing te splitsen in een werknemersdeel en een klantendeel. Dat is misschien ook de reden waarom er in het Handboek Loonheffingen niet verder wordt ingegaan op de administratieve verwerking van intermediaire kosten binnen de salarisadministratie. In de financiële administratie kunnen dergelijke kosten onder representatie worden verwerkt.