Extraterritoriale kosten

De 30%-vergoeding is een forfaitaire vergoeding voor extraterritoriale kosten (ET-kosten). Dat zijn extra kosten ter zake van de tewerkstelling in een ander land dan het land van waaruit de werknemer is aangeworven of uitgezonden.

De staatssecretaris van Financiën heeft in een besluit van een aantal kostensoorten aangegeven of naar zijn mening sprake is van ET-kosten. Dat besluit is in de praktijk nog steeds van belang al is het gedateerd, omdat het ruim vóór de inwerkingtreding van de werkkostenregeling (WKR), al gepubliceerd was en de WKR wel van zekere invloed kan zijn op en in de mate waarin kosten onbelast kunnen worden vergoed. Tevens is voor de kwalificatie van kostenvergoedingen als ET-kosten het Handboek Loonheffingen van groot belang, vanaf eind 2021 is ook een aantal oudere standpunten ten aanzien hiervan gewijzigd of geüpdatete. Tot slot, ook op de website van de Belastingdienst zijn standpunten van kennisgroepen ingenomen en gepubliceerd aangaande de kwalificatie van ET-kosten maar ook over vele andere aspecten van de 30%-regeling en internationaal belastingrecht.

Het is mogelijk niet een vaste 30%-vergoeding te geven, maar de werkelijke ET-kosten onbelast te vergoeden. Dit kan meer zijn dan 30% van het overeengekomen salaris, maar ook minder. Voorwaarde voor onbelaste vergoeding van de echte kosten is dat deze kosten aantoonbaar zijn. Dat betekent dat bijvoorbeeld bonnen moeten worden bewaard. Sinds 2023 geldt dat de keuze tussen de vergoeding van de daadwerkelijke ET-kosten en de forfaitaire 30%-regeling jaarlijks moet worden gemaakt. De werkgever kan dat dus niet meer per loontijdvak beoordelen. De keuze wordt aan het begin van het jaar gemaakt, namelijk in het eerste loontijdvak van het jaar, en die keuze geldt dan voor de rest van het jaar. Op dit laatste wordt een uitzondering gemaakt voor situaties waarin de 30%-regeling binnen vier maanden na aanvang van de dienstbetrekking is aangevraagd en met terugwerkende kracht wordt afgegeven; in dat geval mag de werkgever de keuze maken na afloop van de eerste periode van vier maanden, welke keuze dan geldt voor de resterende periode van het betreffende kalenderjaar.

Indien voor een werknemer de 30%-regeling wordt toegepast, kunnen ET- kosten niet onbelast naast de 30%-vergoeding worden vergoed. Immers, de 30%-vergoeding is juist een forfaitaire vergoeding voor deze kosten, het kan dus niet dubbel onbelast worden vergoed. In een geval dat de daadwerkelijke kosten hoger zijn, mag men het hoogste bedrag onbelast vergoeden(mits gekozen is voor vergoeding van de daadwerkelijke kosten).

Voorzover de werkgever ET-kosten naast de 30%-vergoeding vergoedt, dan kwalificeert dit in beginsel als loon dat is belast bij de werknemer (tenzij de werkgever dit vooraf aanwijst als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling). Als de werkgever de kosten netto wil vergoeden, dan dient brutering plaats te vinden. De kosten voor de werkgever worden dan hoger. De werkgever kan er ook voor kiezen om de ET-kosten (die alsdan naast de 30%-vergoeding worden vergoed) als werkkosten aan te wijzen in welk geval deze ten laste van de vrije ruimte komen en bij overschrijding de werkgever een eindheffingstarief van 80% verschuldigd is. Wanneer de werkgever toch al de vrije ruimte heeft benut, kan het soms gunstiger zijn om te bruteren. Dat zal het geval kunnen zijn voor een werknemer met een loon dat hoger is dan het premiemaximum voor het SV-loon. Immers, het bruteringstarief voor een werknemer die belast is in de hoogste schijf is het bruteringstarief ca. 153%, zijnde 100/(100-(70% x 49,5%). Aldus zijn de extra werkgeverslasten 53% in plaats van 80%.

Hieronder een opsomming van veel voorkomende kosten aan uit het buitenland afkomstige werknemers met daarbij de fiscale kwalificatie opgenomen conform de opvatting van de Belastingdienst:

International schoolfees

De kosten voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een school zijn door de werkgever volledig onbelast naast de 30%-regeling te vergoeden (rechtstreeks aan de school of via declaraties terugbetalen aan de werknemer). Als een werkgever deze kosten niet additioneel wil vergoeden, dan kan de werkgever wel eventueel meewerken aan een cafetariaregeling waarbij de werknemer instemt met een tijdelijke verlaging van het loon tegen uitruil van een onbelaste vergoeding van de international schoolfees. Dat dient men arbeidsrechtelijk overeen te komen, dat kan in de vorm van een aanvulling op het arbeidscontract (addendum, zie een voorbeeld in de link).