Het gezin van één van onze werknemers viert zes weken vakantie op een vakantiepark. Zelf is hij daar ook tijdens zijn vakantie die twee weken duurt. De twee weken vóór zijn vakantie en erna overnacht hij bij zijn gezin op het vakantiepark en reist hij dus van daaruit naar het werk. Eens per week reist hij ’s avonds naar huis en van daaruit weer naar het werk. Thuis doet hij dan een wasje en kijkt de post na. Kunnen we het vakantiepark aanmerken als verblijfsadres in het kader van woon-werkverkeer?
Het is niet duidelijk of je dit vraagt om het vergoeden van reiskosten of vanwege privé-gebruik auto (PGA). Daarom houd ik het eerst algemeen en ga daarna kort in op de gevolgen voor beide situaties.
Woon-werkverkeer
Ondanks dat de definitie van woon-werkverkeer niet in de wet is vastgelegd is er volgens jurisprudentie sprake van woon-werkverkeer als er wordt gereisd tussen de woon- of verblijfplaats en het werk en zowel de heen-en de terugreis binnen 24 uur plaatsvinden.
Uit dezelfde jurisprudentie blijkt dat er naast de woonplaats volgens de BasisRegistratiePersonen (BRP) zeker ook nog een verblijfplaats kan zijn, maar dat zo’n verblijfplaats dan wel een duurzaam karakter moet hebben. Denk hierbij ondermeer aan het onderhouden van sociale contacten en post ontvangen. Aangezien de werknemer slechts zes weken op het vakantiepark verblijft en naar zijn woonadres gaat om daar onder meer de post door te nemen kwalificeert het vakantiepark niet als verblijfsadres. Daardoor voldoet in dit geval alleen de reis van het werk naar huis en weer terug naar het werk aan de definitie van woon-werk-verkeer.
Vergoeden reiskosten
Ontvangt de werknemer een vaste reiskostenvergoeding dan moet je deze formeel aanpassen; verminderen tot één dag per week, voor de twee weken voor en na de vakantie van de werknemer. De reiskosten van en naar het vakantiepark op de andere dagen kunnen overigens ook wel worden vergoed, maar deze vergoeding is niet vrijgesteld. De vergoeding moet dus tot het loon van de werknemer worden gerekend, of worden aangewezen als eindheffingsloon. In het laatste geval komt de vergoeding ten laste van de vrije ruimte. Gek genoeg kan de reiskostenvergoeding tijdens zijn twee weken vakantie gewoon in stand blijven. Bij de berekening van de vaste reiskostenvergoeding is hiermee namelijk al rekening gehouden.
Privé-gebruik auto van de zaak
Voor een reiskostenvergoeding zijn de gevolgen nog te overzien, maar voor een auto van de zaak kunnen de gevolgen ingrijpender zijn als er geen bijtelling PGA plaats vindt. Ook bij het gebruik van een auto van de zaak kwalificeert alleen die ene reis per week als woon-werkverkeer en daarmee als zakelijke kilometers. Zelfs als de afstand tussen het woonadres en het vakantiepark nagenoeg hetzelfde of misschien zelfs korter is, dan adviseer ik toch deze kilometers als privé aan te merken. Mocht de Belastingdienst informatie krijgen uit bijvoorbeeld een flitscontrole op het traject naar het vakantiepark en de kilometers zijn niet als privé verantwoord dan lopen zowel de werkgever als de werknemer het risico op een naheffing en een flinke boete als de grens van 500 privé-kilometers wordt overschreden.
Voor alle duidelijkheid: als de auto het hele kalenderjaar ter beschikking staat van de werknemer dan moet ook voor het hele kalenderjaar worden bijgeteld als de 500-kilometergrens wordt overschreden. De kilometergrens en de bijtelling moeten worden berekend naar rato van het aantal kalenderdagen dat de auto ter beschikking heeft gestaan.
Er is natuurlijk niets op tegen om de toegestane privé-kilometers zo optimaal mogelijk te benutten, maar voorkom het risico op een naheffing. Wellicht is er in het gezin ook een privé-auto om te gebruiken voor deze reizen.