Binnenkort verschijnen de pepernoten weer in de winkels. Bij de meeste werkgevers wordt er een Sinterklaasfeest georganiseerd voor het hele gezin of trakteert Sinterklaas. Rond Kerst wordt dat herhaald. Om te voorkomen dat je na die mannen met witte baarden een vervelende brief krijgt van de Belastingdienst met een naheffing, zet ik een aantal belangrijke fiscale zaken nog eens op een rijtje.
Voor een Sinterklaas- of Kerstfeest gelden dezelfde regels als voor elk ander personeelsfeest (behalve een personeelsuitstapje). Ze moeten dus ook zo worden behandeld. Om goede keuzes te maken passeren er afzonderlijk een aantal aspecten om de verschillen in behandeling te verduidelijken. Voor de leesbaarheid spreek ik over Sint, maar hetzelfde geldt voor de Kerstman of de Paashaas.
Een belangrijke factor is de locatie van het feest: op het bedrijf of elders. Een ander belangrijk aspect is de eventuele bijdrage van de personeelsvereniging.
Consumpties
Organiseren van het feest op de bedrijfslocatie is voor de verstrekte drankjes en het strooigoed de meest voordelige optie. Er is dan sprake van een voorziening op de werkplek – de plek waarvoor de werkgever Arboverantwoordelijk is - waardoor de waarde van de consumpties tijdens het feest voor de werknemers, hun partners en kinderen volgens art 3.7 lid 1 ltr c UR LB op nihil kunnen worden gewaardeerd. Deze komen niet ten laste van de vrije ruimte. Dit geldt ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren. Trakteert de Sint op een lopend buffet? Dan is er sprake van een maaltijd die voor de aanwezige werknemers, hun partners en kinderen voor het normbedrag van € 3,90 (2024) als loon moet worden aangemerkt, dan wel aan de vrije ruimte moet worden toegerekend.
Externe locatie
Wordt het feest op een externe locatie georganiseerd dan moeten de totale kosten van de huur van de locatie en de consumpties incl. BTW als loon worden aangemerkt. Om te voorkomen dat het feest dan bij de werknemers op de salarisstrook terecht komt, wordt het in de regel aangewezen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.
Let op!
Dit geldt niet voor uitzendkrachten en zakelijke relaties als die met hun partners en kinderen worden uitgenodigd voor het feest. Zij moeten hun deel van de waarde van het feest opnemen in hun aangifte Inkomstenbelasting, onafhankelijk van de locatie van het feest. Het staat niet erg gastvrij als de gastheer die waarde – dat bedrag – na afloop aan hen doorgeeft voor hun aangifte. Om dit te voorkomen kunnen de kosten van deze deelnemers ook als eindheffing door de gastheer worden gedragen, zoals geregeld in art 32ab Wlb, juncto art 8.5 UR.LB. Als de kosten niet hoger worden dan € 136 per deelnemer, kan worden volstaan met 45% eindheffing over de waarde per deelemer. Is de waarde hoger dan bedraagt de eindheffing 75% over de hele waarde. Aan de deelnemers moet worden medegedeeld dat de gastheer de eindheffing voor zijn rekening heeft genomen. Daarnaast moet worden vastgelegd voor welke inhoudingsplichtige dat is gedaan.
Bezoek Sint en Piet
Het bezoek van Sint en Piet kan het meest gecompliceerde onderdeel van het feest worden, of eenvoudig blijven. Spelen enkele collega’s voor Sint en Piet en worden alleen de kostuums gehuurd of alleen gereinigd, dan kunnen deze kosten als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte komen. De personeelsvereniging kan deze kosten ook op zich nemen. Dan is de werkgever hierin geen partij. Let op: Heeft de werkgever de personeelsvereniging hiervoor gericht financieel ondersteund én een opdracht gegeven om het feest of de pakjes te organiseren dan blijft het feest of dat onderdeel toch van de werkgever.
Als Sint en Piet worden ingehuurd komt wellicht de complexe Artiestenregeling aan de orde. Inhuur via de lokale sinterklaasorganisatie of artiestenbureau voorkomt dit, is een stuk eenvoudiger en wellicht goedkoper. Wordt het feest op een externe locatie georganiseerd dan wordt het een stuk eenvoudiger als een all-in prijs wordt afgesproken waarmee de organisatie, het inhuren van Sint en Piet en de afwikkeling van het feest naar de locatie-eigenaar wordt verlegd.
Chocoladeletters en banketstaven
Chocoladeletters, speculaaspoppen en banketstaven zijn geen lekkernijen die de werknemer meteen op de werkplek nuttigt. In de regel gebeurt dat thuis. Daarom kan dit lekkers niet onbelast worden verstrekt als consumptie op de werkplek, met uitzondering van Sint-chocolaatjes, pepernoten of stukjes banket die meteen bij de koffie worden genuttigd.
Onderbrengen in de kleine geschenkenregeling is eveneens geen optie omdat het niet wordt gegeven ter gelegenheid van een verjaardag of een andere persoonlijke aangelegenheid waarbij het ook voor anderen gebruikelijk is zo'n attentie te geven. De enige optie is aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.
Ontvangen alleen zieke werknemers een doosje lekkers, dan kan de kleine geschenkenregeling wel worden toegepast, zelfs als de waarde meer is dan de veilige € 25. In het Besluit van 21 juni 2022, nr. 2022-159595 is onder punt 3.5 te lezen: 'De Belastingdienst neemt in elk geval aan dat geen sprake is van loon etc.' Daarmee wordt een hogere waarde niet uitgesloten, maar kan er bij een onderzoek wel onderbouwing worden gevraagd.
Pakjes
De waardering van de pakjes hangt al van wie ze betaalt. De locatie speelt hierbij geen rol. Met wat creativiteit zijn er diverse varianten te bedenken.
Betaalt de werkgever de pakjes voor de kinderen dan moeten die als loon worden aangemerkt, onafhankelijk van de locatie van het feest. De werkgever kan ervoor kiezen om de pakjes aan te merken als eindheffingsloon ten laste van zijn vrije ruimte. Een kleine ouderbijdrage voor elk deelnemend kind zou te overwegen zijn.
Een andere optie is dat de pakjes worden betaald door de personeelsvereniging. De pakjes zouden dan vrij gegeven kunnen worden als de werkgeven hierin niet gericht heeft ondersteund.
Andere opties: ouders de eigen cadeautjes laten aanleveren, elke ouder algemene cadeautjes laten kopen voor andere kinderen voor een vooraf bepaalde waarde of elk kind om een verlanglijstje vragen dat onder de deelnemende ouders wordt verloot. Bij deze opties komen de kosten voor rekening van de deelnemende ouders. Voor ouders die dat financieel niet kunnen dragen kan de werkgever bijspringen.
Kilometers zakelijk?
Werknemers met een auto van de zaak zonder bijtelling mogen deze op jaarbasis voor maximaal 500 kilometer per jaar voor privé gebruiken. Tegen het einde van het jaar komt dat maximum gewoonlijk in de beeld. Voor informatie over de zakelijkheid van deze rit zijn deze werknemers van de werkgever afhankelijk.
Voor privé of zakelijke kilometers zijn geen strikte criteria bekend, ook niet in Memories van toelichting en het commentaar bij art 13 bis Wlb. Het doel van de rit is bepalend. Is de festiviteit een tussenstop onderweg naar familie, dan adviseer ik die rit als privé aan te merken. Is de festiviteit het doel van de rit dan nog hoeft de rit niet altijd zakelijk te zijn. Ik adviseer hierbij te kijken naar degene die de kosten (voor het grootste deel) draagt. Draagt de werkgever de kosten volledig of voor het grootste deel, dan zijn de kilometers zakelijk. Is dat de personeelsvereniging dan zou ik de rit als privé aanmerken. Bij twijfel is ‘privé’ altijd de beste keuze.