Een kandidaat-werknemer die wij hebben geselecteerd kan bij indiensttreding alleen een verlopen identiteitsbewijs overleggen maar heeft wel een geldig rijbewijs. Kunnen wij hem in dienst nemen als we van beide documenten een kopie in onze administratie opnemen? Zodra hij een nieuw ID-bewijs heeft voegen we dat toe.
Ik raad in elk geval af de kopie van een verlopen ID-bewijs op een later moment te vervangen door een geldig ID-bewijs. Bij indiensttreding is een geldig ID-bewijs vereist. Kopieën van het verlopen ID samen met een kopie van een geldig rijbewijs vervangt geen geldig ID-bewijs. Later een kopie van een nieuw ID-bewijs toevoegen draagt daar niks aan bij omdat op het nieuwe ID-bewijs een begin- en einddatum is vermeld. Bij een controle kan de controleur dus altijd zien dat het ID-bewijs niet geldig was bij indiensttreding en kan je daarvoor beboeten.
Twee mogelijkheden
Om geen risico’s te lopen adviseer ik een keuze maken tussen twee mogelijkheden:
- De indienstneming uitstellen totdat de kandidaat wel beschikt over een geldig ID-bewijs of
- De kandidaat in dienst nemen en verlonen als anonieme werknemer totdat hij zijn geldige ID-bewijs heeft en je daarvan een kopie kunt maken.
Situatie inhoudingsmoment bepalend
Als je het anoniementarief toepast mag je geen rekening houden met de loonheffingskortingen. Daardoor houdt hij netto minder over. Dat helpt vaak om z.s.m. de nog ontbrekende documenten te krijgen. Zodra je zijn geldige identiteitsbewijs hebt gezien en een kopie hebt kunnen maken mag je de loonheffing voor hem volgens het normale tarief berekenen. Voor de berekening van de loonbelasting/premies volksverzekeringen is de situatie op het inhoudingsmoment namelijk bepalend. Je mag dan (eventueel) ook rekening gaan houden met de loonheffingskorting.
Correcties
Volgens art. 27, lid 1 t/m 3 WLB vindt de heffing plaats volgens de tabel die geldt op het moment dat het loon wordt genoten. De werknemer is op het genietingsmoment dan niet meer anoniem. Sinds 2023 mag je daarna ook de eerdere inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen herstellen naar het normale tarief voor zover het tijdvakken van hetzelfde kalenderjaar zijn. Daarvoor verzend je correcties op de eerdere aangiften van dat jaar.
Geen nadeel
Zie je af van correctie dan kan de werknemer de teveel ingehouden loonheffing verrekenen via zijn aangifte IB na afloop van het kalenderjaar. Krijgt betrokkene uiteindelijk zijn ID-bewijs dan heeft hij geen nadeel van het anoniementarief; het duurt alleen langer voordat alles financieel is recht getrokken. Voor de premies werknemersverzekeringen en ZVW-bijdrage heeft het niet meer anoniem zijn automatisch een terugwerkende kracht voor het hele kalenderjaar. Door Voortschrijdend Cumulatief Rekenen (VCR) worden de eventueel geldende maxima met terugwerkende kracht voor alle loontijdvakken in het kalenderjaar alsnog toegekend en krijgt de werkgever zijn boven maximaal afgedragen premies en ZVW-bijdrage terug.
Voor de werkgever is er financieel dus ook geen nadeel, het corrigeren kost alleen iets meer moeite. Daar staat tegenover dat je in de huidige krappe arbeidsmarkt wel je geselecteerde kandidaat in dienst kunt nemen.