Binnen onze organisatie hebben we een fietsplan. Medewerkers kunnen een fiets aanschaffen en gebruik maken van deze regeling mits ze de fiets in minstens 50% van de tijd de fiets gebruiken voor het werk. De aanschaf mag gedeclareerd worden en tot een bedrag van € 749,00. Dit wordt dan netto aan die medewerker vergoed. De vergoeding wordt vervolgens óf in maandelijkse termijnen óf met de vakantie-/eindejaarsuitkering verrekend via het bruto-/netto traject met het salaris.
Voor onze organisatie komt dit bedrag - als onderdeel van de cafetariaregeling - ten laste van de vrije ruimte. Daarnaast is in de regeling opgenomen dat medewerkers gedurende 3 jaar na aanschaf van de fiets een bedrag van € 82,00 kunnen declareren voor reparaties en/of accessoires. De gedeclareerde fiets is dus eigendom van de medewerker, maar wordt op deze manier een stuk voordeliger.
Een collega heeft nu een bakfiets laten ombouwen naar een elektrische bakfiets en vraagt of ze deze kosten onder kan brengen in het fietsplan. Dit is voor ons een nieuwe situatie en we kunnen niet goed vinden hoe we hiermee om kunnen/mogen gaan.
Geen vrijstelling
Een vergoeding tot een bedrag van € 749,00 voor een nieuw aangeschafte fiets in een cafetariaregeling stamt nog uit de tijd met vrije vergoedingen en vestrekkingen. Toen moest de vergoeding door de werkgever aan diverse fiscale voorwaarden voldoen om bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst niet op de vingers te worden getikt.
Binnen de huidige WKR is er geen vrijstelling voor het vergoeden van een fiets. Dat betekent dat de werkgever vrij is in zijn beoordeling en beslissing van het verzoek tot vergoeding. Je team moet dus zelf beslissen of de nota van het ombouwen ingebracht mag worden het fietsplan. Bij een goedkeuring is deze werknemer blij, maar schep je mogelijk verwachtingen bij andere werknemers.
Geen verschil
Nu er geen fiscale regels meer zijn waar de aankoop- of ombouwnota aan moet voldoen is er fiscaal gezien geen verschil meer in de behandeling tussen beide nota’s; beide moet je aanwijzen als eindheffingsloon om de kosten aan de werknemer te vergoeden binnen je cafetariaregeling. Financieel is er primair ook geen verschil voor jouw organisatie omdat tegenover het bedrag van de vergoeding de verrekening met het salaris staat. Ook de vergoeding van reparaties en/of accessoires levert financieel geen verschil op. Als de vrije ruimte wordt overschreden betaalt jouw organisatie in dit geval 80% eindheffing over maximaal € 749 + € 246 (3*€ 82) = maximaal € 995, met de kans op mogelijk nieuwe soortgelijke verzoeken
Als de bon van een nieuw aangeschafte fiets wordt ingebracht zijn de financiële gevolgen hetzelfde, maar daar heeft jouw organisatie bewust voor gekozen.
Kortgezegd zijn er geen externe regels die je moet volgen.