Een van onze werknemers had blijkbaar zo’n 2 maanden geleden al het fysieke formulier ingeleverd om de loonheffingskorting voortaan door ons te laten toepassen. Vermoedelijk doordat onze salarisadministratie volledig is gedigitaliseerd is deze wijziging niet verwerkt. Deze werknemer vond het vreemd dat de loonheffingskorting nog niet was toegepast en meldde zich daarom bij ons. Mogen wij de loonheffingskorting in dit geval alsnog met terugwerkende kracht toepassen of mag dat pas vanaf de volgende verloning en wordt de rest volgend jaar via de IB gecorrigeerd?
Dit soort kleine administratieve oneffenheidjes komen overal wel eens voor. Als het verzoek van de werknemer is gedagtekend en ondertekend mag je volgens art 23 lid 1 Wlb de loonheffingskorting toepassen. Je moet ervan uitgaan dat de werknemer weet dat de loonheffingskorting maar door één werkgever of uitkeringsinstantie toegepast mag worden. Dit is immers op de Opgaaf gegevens voor de loonheffingen vermeld.
'Spaarpotje'
Betrokken werknemer kan er aanvankelijk voor gekozen hebben om de loonheffingskortingen niet toe te passen om zo een ‘spaarpotje’ op te bouwen en dat achteraf via de aangifte inkomstenbelasting te verzilveren. En misschien wil hij dan nu zijn geld liever eerder ontvangen. De hoogte van de totale loonheffingskorting kan wisselen door bijvoorbeeld de afbouw van de algemene heffingskorting en loonheffingskorting omdat de loonheffingskorting steeds moet worden bepaald op het moment van de loonverwerking.
Corrigeren is wettelijk verplicht
Volgens art 27 lid 3 Wlb ben je als werkgever zelfs verplicht loonheffing in te houden volgens de geldende loonbelastingtabel; de tabel met loonheffingskorting in dit geval. Dit is misschien wel het beste antwoord op je vraag, zeker als we dit combineren met art 28a lid 2 ltr c Wlb. De eerdere loonaangifte was onjuist en je bent wettelijk verplicht dit te corrigeren. Gelukkig blijft die correctie beperkt tot enkele loonaangiften.
Gewijzigd per 2023
Mogelijk hield je vraag verband met het herstellen van de anoniemenstatus zoals die gold tot en met 2022. Als een werknemer als anoniem was aangemerkt mocht onder meer de loonheffingskorting niet worden toegepast. Leverde de anoniem op enig moment de benodigde gegevens alsnog aan, of mocht de anoniemenstatus om een andere reden worden beëindigd, dan mocht volgens het Handboek Loonheffingen 2022 onderdeel 2.6 dit alleen achteraf worden gecorrigeerd als het door een fout in de administratie ten onrechte was toegepast, zoals dat bijvoorbeeld in jouw situatie aan de orde is. Was het te wijten aan de werknemer, dan mocht een en ander niet met terugwerkende kracht worden hersteld. Per 2023 is dit gewijzigd en mogen de eerdere inhoudingen van loonbelasting/premie volksverzekeringen ook worden hersteld nadat de volledige/juiste gegevens zijn ontvangen, voor zover die eerdere inhoudingen in hetzelfde kalenderjaar zijn gedaan.