Soms is een werknemer in tijden van tegenspoed gebaat bij een financiële steun in de rug. Welke mogelijkheden staan een werkgever dan ter beschikking?
Enkele weken geleden kon je in de Barometer in onze wekelijkse nieuwsbrief reageren op de stelling: ‘Monitoren financiële gezondheid van werknemers is onderdeel van goed werkgeverschap’. De uitslag was 49% eens en 51% oneens. Er zijn dus nogal wat werkgevers die het belangrijk vinden de financiële gezondheid van werknemers te monitoren. Financiële problemen van een werknemer zijn primair zijn probleem, maar kunnen het werk negatief beïnvloeden en worden daarmee een probleem voor de werkgever.
In veel organisaties komen werknemers financieel in de knel, niet alleen de laagstbetaalden. Werknemers met financiële problemen zijn soms humeurig, sneller afgeleid of vaker ziek. Wordt er voor een werknemer een loonbeslag gelegd dan is dat een serieus signaal van financiële problemen en tegelijk aanleiding voor een gesprek hierover.
Gevolgen meer uren werken
Gaat het om een tijdelijk tekort, dan is een voorschot op het salaris of het vakantiegeld ter overbrugging misschien al genoeg. Tijdelijk wat extra uren werken of het verkopen van een paar bovenwettelijke vakantiedagen is niet altijd een goede oplossing. Werknemers die recht hebben op toeslagen kunnen deze hierdoor verliezen of moeten genoegen nemen met een verlaging. Per saldo gaan ze er dan financieel nog niet of nauwelijks op vooruit. De toeslagenkaart van het betreffende kalenderjaar raadplegen helpt om het ergste - de toeslag verliezen - te voorkomen. Naast de gevolgen voor de inkomensafhankelijke regelingen kan de arbeidskorting stijgen maar ook boven een bepaald inkomen worden afgebouwd.
Heeft de werknemer tijdelijk behoefte aan meer extra financiële middelen dan is een voorschot, vooruitbetaling of renteloze/laagrentende personeelslening te overwegen.
Voorschot
De wijze waarop een voorschot in de salarisadministratie verwerkt moet worden verschilt aanmerkelijk van de verwerking van vooruitbetalingen en personeelsleningen. Een voorschot op het salaris, het vakantiegeld of de (eindejaars)bonus kan netto via de financiële administratie worden verstrekt en later in hetzelfde betaaltijdvak via de loonadministratie op het nettoloon worden ingehouden.
Verklaring
Het advies is een voorschot op het loon schriftelijk vast te leggen met bijvoorbeeld een verklaring als:
'…X… verklaart een dd. -/-/2024 voorschot op zijn loon van maand Y te hebben ontvangen á € … wat de werkgever zal verrekenen met het netto loon van maand Y'
Beste oplossing
Als er tegenover het verstrekte voorschot tegelijk een netto-inhouding in hetzelfde loontijdvak wordt opgenomen, is dit in de praktijk de eenvoudigste oplossing, alhoewel wettelijk onjuist (zie hierna). De totale beloning wordt binnen hetzelfde loontijdvak genoten en nadat de loonheffingen op de totale beloning zijn ingehouden wordt het netto voorschot verrekend.
Heel formeel zegt de wet in art 13a lid 1 Wlb over het genietingsmoment het volgende:
Loon wordt beschouwd te zijn genoten op het tijdstip waarop het:
- betaald of verrekend wordt, ter beschikking van de werknemer wordt gesteld of rentedragend wordt, dan wel
- vorderbaar en tevens inbaar wordt
Loonheffingen moeten worden berekend zodra een van deze vijf situaties zich voordoet.
Vervolgens bepaalt art 27 lid 2 Wlb dat de werkgever loonheffingen moet inhouden op het moment waarop het loon (voorschot) wordt genoten. Er zouden dus in dit loontijdvak twee loonberekeningen moeten worden gemaakt.
Let op
Als gevolg van art 27 lid 2 Wlb zou twee keer in het loontijdvak een lager brutobedrag worden genoten waarop minder loonheffing wordt ingehouden, dan wanneer het in één keer volgens het progressieve tarief over het hele loon op het normale genietingsmoment wordt ingehouden. Dit effect is ongewenst voor alle partijen, ook de Belastingdienst.
Te weinig loonheffing inhouden kan leiden tot extra aangiften IB. Zolang de inhouding over het reguliere loon (incl. netto verrekend voorschot) en het verstrekken van het voorschot binnen hetzelfde aangiftetijdvak zijn gelegen heeft het daarom de voorkeur loonheffing in te houden op het reguliere genietingsmoment.
Vooruitbetaling beloning toekomstig loontijdvak
Er is sprake van een vooruitbetaling als deze wordt verstrekt op een beloning waarvan de betaling normaalgesproken in een toekomstig loontijdvak ligt. Bijvoorbeeld in februari een vooruitbetaling van het vakantiegeld van mei. In zo’n situatie wordt het vakantiegeld fiscaal gezien al genoten in februari, waardoor je de vooruitbetaling in februari in de loonadministratie moet verwerken en er loonheffingen over moet berekenen, inhouden en afdragen. De loonheffingen over een vooruitbetaling van een bijzondere beloning moeten worden berekend met de bijzondere tabel. Uiteraard moet worden gerekend met de bruto vooruitbetaling. Een netto afspraak moet dus worden gebruteerd. Vervolgens ontvangt betrokkene geen of minder (bruto en netto) vakantiegeld in mei. Per saldo blijven de loonheffingen gelijk. Ook hier is het advies de vooruitbetaling vast te leggen in een schriftelijke verklaring samen met de werknemer.
Er kan ook worden afgesproken dat het het reguliere loon van een toekomstig tijdvak tegelijk met het loon van het huidige tijdvak wordt verstrekt. Bijvoorbeeld in juli wordt afgesproken, dat ook vast het loon over oktober wordt betaald. In dat geval moet in juli over beide beloningen de loonheffing afzonderlijk worden bepaald om het ongewenste effect van progressie in de tabel te voorkomen. In december een vooruitbetaling verstrekken over loon van januari kan ongewenste gevolgen hebben. Het loon over het eerste kalenderjaar wordt namelijk hoger en over het tweede kalenderjaar lager. De gevolgen zijn al beschreven onder ‘Gevolgen meer uren’. Als de vooruitbetaling en verrekening beiden binnen de loonadministratie worden verwerkt en zichtbaar zijn op de salarisspecificaties is altijd inzichtelijk hoe een en ander is verlopen. Gaat een werknemer uit dienst dan kunnen openstaande toekomstige betalingen verrekend worden met een slotbetaling. Maak altijd een afloopcontrole. Bijzondere omstandigheden daargelaten, merkt de Belastingdienst niet-ingevorderde renten of delen van de geldlening aan als nettoloon, tenzij dit wordt aangewezen als eindheffingsloon.
Personeelsleningen
Personeelsleningen hebben een heel ander karakter dan voorschotten en vooruitbetalingen. Ook de (fiscale) behandeling ervan binnen de salarisadministratie is volledig anders. Een voorschot/ vooruitbetaling heeft betrekking op een toekomstige beloning, een personeelslening is een geldlening aan een werknemer. Een geldlening is geen loon en staat in die zin los van de salarisadministratie. Als er sprake is van een renteloze- of laagrentende personeelslening geldt het rentevoordeel wel als loon. Het kan als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Alleen het rentevoordeel van een lening voor een (elektrische) fiets of een elektrische scooter is onbelast. Ook bij een personeelslening is het gewenst om de periodieke aflossing via de salarisadministratie te laten verlopen. Dat betekent dat je rekening moet houden met de voorwaarden van de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS). Mogelijk moet de aflossingstermijn daardoor langer worden of het geleende bedrag lager. De WAS omzeilen door de aflossing buiten de salarisadministratie te houden kan de werknemer in financiële problemen brengen.
Het is in alle gevallen verstandig een leenovereenkomst op te stellen en door beide partijen te laten ondertekenen. Vermeld daarin ook hoe de aflossing verloopt als betrokkene het bedrijf verlaat.
Wederzijds voordeel personeelslening
Personeelsleningen hebben in de regel geen of een lage rente. Juist daarom is bijvoorbeeld een werknemer die een flink consumptief krediet heeft lopen geholpen met een personeelslening, ook als deze het consumptieve krediet niet 100% afdekt. Bedenk tegen welke achtergrond de lening wordt verstrekt; de aankoop van een fiets, een auto, de aankoop van een woning of hulp bij financiële nood.
In het laatste geval voorkom je met strikte afspraken dat het financiële probleem van de werknemer later het jouwe wordt. Een werknemer zal je hulp altijd waarderen en hem waarschijnlijk binden aan jouw organisatie. Dat is in een krappe arbeidsmarkt niet onbelangrijk.
Fiscale kant personeelslening
Het te belasten rentevoordeel moet worden gesteld op de waarde in het economisch verkeer; wat een andere geldverstrekker rekent voor een dergelijke lening verminderd met de rente die je zelf rekent. Afhankelijk van de gesloten leenovereenkomst kan het rentevoordeel per loontijdvak, aan het einde van elk kalenderjaar of in één keer aan het einde van de geldlening in de aangifte loonheffingen worden opgenomen. Het voordeel mag ook als eindheffingsloon ondergebracht worden in je resterende vrije ruimte.
Uitzonderingen personeelslening eigen woning
Het rentevoordeel van de personeelslening voor de eigen woning mag maandelijks voor een zo goed mogelijk geschat bedrag worden aangegeven. In het laatste aangiftetijdvak moet het werkelijk genoten rentevoordeel dan worden aangegeven.
Dit rentevoordeel mag niet als eindheffingsloon worden aangewezen als de rente aftrekbaar is in de aangifte IB. Dat geld ook voor definitief niet ingevorderde aflossingen.